Auteur/autrice : Yllio

Un logiciel GMAO immobilier est une solution dédiée à la gestion de la maintenance des équipements de parcs immobiliers.

Il rassemble les fonctionnalités pour piloter, automatiser et optimiser les processus de maintenance entre les parties prenantes : les gestionnaires immobilier qui opèrent en central depuis le siège social, les occupants et les prestataires.

L’objectif est de garantir le bon fonctionnement des équipements : un enjeu primordial pour maintenir la valeur de ses actifs et assurer une qualité de services aux occupants.

Mais quelles sont ses fonctions clés et ses bénéfices ?

Les fonctions clés d’un logiciel GMAO immobilier

Centraliser les informations

Le 1er objectif est de centraliser les données et documents liés à la gestion technique de ses bâtiments sur une plateforme unique. Il permet d’avoir une vue exhaustive de son parc et de pouvoir accéder facilement aux informations clés :

• Recensement du matériel et des équipements par site : Un logiciel de GMAO immobilier offre un inventaire précis et détaillé des équipements, qu’ils soient soumis ou non à une maintenance régulière. On y trouvera par exemple les systèmes de chauffage/climatisation, les  équipements de sécurité : incendie, alarme, vidéosurveillance,… De plus, une solution performante permet de gérer les équipements par catégorie, de les localiser et d’ajouter les informations clés, telles que la date d’installation, le fournisseur ou le nombre d’heures de fonctionnement.
• Gestion des prestataires et des contrats : esentielle au pilotage de la maintenance, cette fonctionnalité facilite le suivi des prestataires, en précisant notamment leurs domaines et périmètres d’intervention. Elle permet également une gestion centralisée des contrats quelle que soit leur nature : fournitures, entretien, travaux… Le gestionnaire en central accède alors en quelques clics aux informations contractuelles principales (dates, conditions de renouvellement, tarif…)
• Gestion documentaire : enfin l’outil centralise tous les documents en lien avec la maintenance de chaque site ou par catégorie : devis, commandes ou encore les photos avant et après interventions. Le logiciel est la mémoire de votre travail, il garde la traçabilité de vos actions. Avec un logiciel GMAO, le gestionnaire dispose ainsi de données précises sur l’ensemble de ses équipements et prestataires. Toutes les informations sont rapidement accessibles, structurées et historisées.

Piloter les interventions sur sites

Les interventions sont multiples et de nature très diverse. Très sollicité, le gestionnaire doit pouvoir répondre en temps et en heure aux demandes des occupants. Une solution de GMAO permet d’améliorer significativement la réactivité tout en évitant les goulets d’étranglement.

• Maintenance curative : aussi appelée maintenance corrective, elle nécessite très souvent un dépannage rapide. Les interventions peuvent être optimisées en adoptant une GMAO : plusieurs outils fonctionnent avec un système de ticketing. Prenons l’exemple d’un ascenseur défaillant : l’occupant envoie depuis son portail utilisateur un « ticket » pour signaler la panne. Le responsable reçoit une alerte, il peut définir un niveau d’urgence et envoie directement l’ordre d’intervention au prestataire concerné. Il suit en temps réel le traitement de la demande jusqu’au contrôle qualité. Le logiciel conserve l’historique des interventions pour une meilleure traçabilité.
• Maintenance préventive et plan pluriannuel : Toutefois il est toujours préférable de prévenir plutôt que de guérir. Un logiciel GMAO va donc permettre de planifier les interventions, par équipement et par site. L’outil génère automatiquement le plan pluriannuel des interventions. Le gestionnaire suit ainsi les échéances et le budget associé. Il peut ajuster ses plannings pour optimiser ses ressources.
• Conformité réglementaire : la législation impose au propriétaire ou à son représentant d’effectuer des contrôles systématiques de certains équipements. Les ERP, par exemple, sont soumis à un contrôle annuel de l’état des installations électriques. En cas d’accident, les conséquences peuvent être très lourdes pour une organisation. Grâce à la planification et l’envoi de notifications automatiques, un logiciel GMAO va permettre de respecter les échéances et de s’assurer de l’exécution des contrôles.
• Pilotage des prestataires : les prestataires peuvent selon les accès définis avoir leur propre To do List. Ils peuvent, par exemple, recevoir directement des notifications les informant d’une visite technique à effectuer ou de l’acceptation du devis.

Ainsi l’utilisation d’un outil GMAO simplifie largement la planification et le suivi des interventions, tout en évitant le risque juridique.

Optimiser ses coûts avec un logiciel GMAO immobilier

L’immobilier représente le 2^ème poste de dépenses des entreprises. L’optimisation des coûts d’exploitation est donc un enjeu important pour les gestionnaires.

Outre l’amélioration de la productivité des équipes, une GMAO permet d’augmenter la durée de vie des équipements. Bien entretenus, les risques de panne et donc les coûts liés à une intervention d’urgence sont réduits.

Par ailleurs, le responsable maintenance a généralement très peu de temps pour synthétiser toutes les informations. De nombreuses entreprises s’appuient encore sur des feuilles de calcul pour consolider les données : une tâche chronophage.

Un des gros bénéfices d’un logiciel GMAO est de pouvoir générer automatiquement des tableaux de bord détaillés. Le gestionnaire accède en quelques clics à ses indicateurs clés de performance (KPI) : coût moyen des interventions, nombre de visites, temps de réparation…Il peut facilement comparer ses coûts, par lieu, par prestataire ou par équipement et ainsi définir les axes d’amélioration.

En digitalisant sa maintenance, le gestionnaire immobilier peut alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La solution YLLIO

Yllio un logiciel de gestion de parc dédié à l’immobilier tertiaire. Outre l’ensemble des fonctionnalités GMAO énoncées ci-dessus, Yllio a été conçue comme une solution globale et évolutive.

Notre plateforme peut répondre aujourd’hui aux besoins de votre service maintenance, mais peut demain être étendue à d’autres usages ou services. Solution modulaire, il est facile d’ajouter de nouvelles fonctionnalités, telles que la mesure des consommations énergétiques, la gestion des travaux ou le pilotage des baux et loyers.

Le logiciel Yllio permet ainsi de faciliter la collaboration entre les différents services impliqués dans la gestion d’un parc immobilier : maintenance, travaux et immobilier.

Eviter la multiplication des applications métiers est souvent un argument apprécié par la DSI, d’autant que la solution peut facilement être interfacée avec les systèmes tiers existants (ex : ERP).

Un autre avantage du logiciel Yllio est sa capacité à répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation. Les modules standardisés sont paramétrés par nos équipes : vous disposez en quelques semaines d’une solution clé en main immédiatement opérationnelle.

En conclusion, un logiciel de GMAO immobilier vous offre un outil adapté à votre métier pour centraliser les informations, faciliter la gestion de vos interventions et optimiser vos coûts. En facilitant les processus collaboratifs, il permet de rapprocher les équipes (terrain et siège), dans un objectif commun : améliorer le niveau de services aux occupants tout en optimisant les coûts.

Acteur de la French Proptech, Yllio accompagne depuis 20 ans des directions immobilières, travaux et services généraux dans le pilotage de leur parc immobilier. Nous sommes à votre disposition pour échanger sur vos problématiques.

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Les différentes crises, sanitaire ou énergétique, poussent les entreprises à accélérer la transformation de leur portefeuille immobilier. Dans ce contexte, le pilotage de parc immobilier exige toujours plus de réactivité et de transversalité.

Certains logiciels immobilier permettent d’améliorer les processus collaboratifs et donc de gagner en productivité.

Quels sont les enjeux ? Quels sont les bénéfices d’une solution d’automatisation des processus métiers ? Comment la solution Yllio répond-elle aux enjeux de l’immobilier d’entreprise ?

Immobilier d’entreprise : pourquoi améliorer les processus collaboratifs ?

Depuis 2 ans, les entreprises accélèrent la transformation de leur portefeuille immobilier pour faire face aux nouveaux défis : développement du travail hybride, enjeux sociaux et environnementaux.

Dans ce contexte, les directions immobilières, quelle que soit leur taille ou leur forme, se voient confier des missions élargies.  Le pilotage du parc devient ainsi de plus en plus complexe :

• Les gestionnaires doivent traiter un nombre exponentiel de données, or aujourd’hui en France seulement 7 % des décideurs immobiliers affirment faire de la collecte de données en continu ou en temps réel*.
• Les projets immobiliers sont désormais transverses. La direction immobilière est au cœur de la stratégie d’entreprise : elle se doit d’être connectée avec les différents services internes (RH, finance, DSI, DRSE, responsables business…) et externes (bailleurs, prestataires…)

Les directions immobilières doivent donc développer une collaboration étroite et en temps réel avec les différentes parties prenantes.

Automatisation de processus : quels sont les bénéfices ?

Le premier avantage d’un logiciel de gestion de parc est de pouvoir centraliser et qualifier les données immobilières. Mais au-delà de la collecte, certaines solutions permettent d’optimiser les processus métiers, c’est à dire de définir des règles plus ou moins complexes pour diffuser l’information au bon moment et à la bonne personne

L’automatisation des processus présente 4 avantages majeurs pour les gestionnaires immobiliers :

• Gagner en efficacité : le pilotage d’un parc implique de nombreuses tâches chronophages, qu’elles soient d’ordre administratives, juridiques ou financières. Automatiser certaines tâches répétitives permet de réduire significativement les délais de traitement et coûts de gestion associés de 10 à 15%*
• Améliorer la démarche qualité : les processus immobiliers sont souvent complexes et spécifiques à chaque organisation. Bien formalisés, ils sont suivis à la lettre. Vous contrôlez en temps réel l’avancement des procédures et gardez une traçabilité des actions.
• Engager ses collaborateurs : la gestion de projets immobiliers est multi-acteurs. Un processus clair (qui ? quoi ? quand ? comment ?) favorise la compréhension de ses enjeux par les utilisateurs afin d’y contribuer plus efficacement.
• Accélérer les prises de décisions : les indicateurs de suivi d’avancement associés à des alertes automatiques, permettent de remonter immédiatement toute problématique identifiée, par exemple une visite technique non effectuée ou un dépassement de budget.

En facilitant les processus collaboratifs, une solution adaptée permet aux gestionnaires de se recentrer sur leur cœur de métier.

Comment la solution Yllio répond-elle aux enjeux de l’immobilier d’entreprise ?

Yllio est une solution de gestion immobilière globale : elle traite, qualifie et redistribue l’ensemble des données et documents liés à la gestion de patrimoine. Modulaire, elle répond aux besoins de chaque service : immobilier, travaux et maintenance. En se connectant via une plateforme unique, les collaborateurs et prestataires accèdent, selon les accès définis aux informations dont ils ont besoin.

Elle permet ainsi de gagner jusqu’à 20% de temps* dans la recherche d’informations, et fluidifie les échanges entre les parties prenantes.

Au-delà de ces bénéfices, la force d’YLLIO réside dans sa capacité à gérer et optimiser les processus métiers.

Comment cela se traduit-il concrètement ?

Par exemple, pour anticiper l’échéance d’un bail, le responsable business sera automatiquement informé pour déterminer si oui ou non, il est nécessaire de restituer un local. Si oui, la direction immobilière reçoit une alerte et sait qu’elle doit dénoncer le bail. Dans ce cas, elle accède à une liste de tâches précises à effectuer (ex : date de résiliation, état des lieux, déménagement). Ces tâches seront ensuite diffusées automatiquement aux parties prenantes (ex : services travaux, DSI).

Notre puissant moteur de workflow permet de modéliser tous types de processus métiers : intégration d’un franchisé, mise aux normes ADAP, validation de commandes…

Acteur de la French Proptech, nous accompagnons depuis 20 ans des directions immobilières, travaux et services généraux dans le pilotage de leur parc immobilier.

Vous souhaitez nous soumettre une problématique ? N’hésitez pas à nous contacter.

*Sources : étude JLL Enquête 2022 sur le Future of Work, IDC 2019, enquête interne clients Yllio 2020