Dans un secteur en constante évolution, la maîtrise des données liées à son parc est un enjeu stratégique pour les gestionnaires immobiliers. La volumétrie croissante et la diversité des informations à traiter rendent cependant la tâche particulièrement complexe. 70%* des directeurs financiers priorisent à ce titre l’introduction des technologies digitales pour servir la performance immobilière. La 1ère étape essentielle lors de la mise en place d’une solution logicielle consiste alors à bien définir le référentiel immobilier, c’est-à-dire la base de données. Une étape clé pour garantir l’efficience et la pérennité de la solution adoptée. Quels sont les 3 critères essentiels à prendre en compte dans la création de son référentiel immobilier ?
*Source: WNS Global CFO Survey, 2022
Un référentiel immobilier adapté
En théorie, le référentiel immobilier permet d’intégrer tous types de données (ex : caractéristiques des locaux, informations patrimoniales ou recensement des équipements). En pratique, il convient de définir et hiérarchiser en amont ces données. L’objectif est d’avoir à terme un outil rapidement opérationnel et adapté à vos besoins, et non une « usine à gaz ».
Par ailleurs, chaque entreprise a son propre modèle d’organisation. Il faut ainsi s’assurer que l’outil soit capable de s’adapter à SES spécificités, c’est-à-dire à l’ensemble des données exploitées, aux process existants, et au vocabulaire utilisé dans l’entreprise.
En résumé, la solution digitale doit être capable de s’adapter à votre organisation et non l’inverse.
Un référentiel immobilier interopérable
La gestion d’un parc immobilier implique de multiples acteurs. Or, on constate que les solutions utilisées sont souvent limitées au silo d’un seul et même métier de la chaîne de valeur. Il est donc important de vérifier que les données du référentiel puissent être partagées entre les différents services pour fluidifier les échanges. Ainsi pour un même site, le service immobilier va raisonner en baux, le service travaux en local et le service développement en B.U. La base de données doit donc permettre une gestion fine des entités afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque partie prenante.
Afin de capitaliser sur ce référentiel immobilier, il est souhaitable de choisir une solution transversale aux différents métiers, notamment asset, property et facility managers. Dans tous les cas, il faut s’assurer que la solution soit interopérable avec les systèmes existants internes (ex : ERP) ou tiers pour faciliter l’échange de données.
Un référentiel immobilier évolutif
Nouvelles réglementations, rachat ou fusion d’entreprises, évolution des modes de travail, …les gestionnaires immobilier doivent faire preuve de plus en plus d’agilité pour s’adapter à ces enjeux.
Le référentiel immobilier doit donc être conçu pour être flexible et extensible, permettant ainsi l’ajout ou la suppression de nouvelles données et/ou fonctionnalités au fur et à mesure des besoins de l’entreprise, tels que :
- Ajout ou suppression de modules (ex : données énergétiques)
- Flexibilité des champs de données en fonction des spécificités de l’entreprise.
- Évolutivité en termes de capacité de stockage et de traitement
Ce critère d’évolutivité contribue à la flexibilité et à l’adaptabilité du référentiel immobilier, ce qui permet à l’entreprise de faire face aux changements et aux évolutions de manière efficace et efficiente.
Conclusion
Le référentiel immobilier constitue la pierre d’angle des solutions digitales dédiées à la gestion de parc. Les fonctionnalités développées et reportings générés s’appuient sur cette base qui permet de centraliser, fiabiliser et mettre à jour les données liées à la gestion de parc immobilier. Sa bonne définition est une condition sine qua non à la réussite d’un projet de digitalisation. Il doit être adapté, interopérable et évolutif : 3 critères essentiels pour permettre aux acteurs immobiliers de gérer efficacement leurs actifs, de prendre des décisions éclairées et d’optimiser la performance de leur parc.
La solution Yllio
Acteur de la French PropTech, Yllio intervient depuis 20 ans auprès des directions immobilières, travaux et services généraux pour les aider dans le pilotage de leur parc et l’optimisation de leurs process métiers. Solution transversale, elle s’adapte et répond ainsi aux besoins de chaque service.
Notre équipe de développeurs intégrée travaille main dans la main avec nos experts métiers. Cela nous rend agiles et nos clients apprécient notre approche très pragmatique : nous parlons le même langage qu’eux ! Notre mot d’ordre est simple : ce n’est pas au Client de s’adapter à Yllio, mais à Yllio de s’y adapter.
Nous sommes à votre disposition pour échanger sur votre référentiel ou toute autre problématique.