2023
7 novembre 2023
Yllio participe au SIMI 2023
En 2023, Yllio sera à nouveau présent sur le salon SIMI, le rendez-vous incontournable des professionnels de l’immobilier. Rendez-vous à Paris, au Palais des Congrès du 12 au 14 décembre. Yllio participe au SIMI’NOV Le SIMI est l’événement engagé au côté des acteurs de l’immobilier depuis plus de 20 ans...
4 septembre 2023
Yllio vers un numérique plus responsable
Yllio s’engage dans une démarche numérique responsable. La digitalisation est aujourd’hui un enjeu stratégique pour l’immobilier.  Nous sommes néanmoins de plus en plus conscients de ses impacts environnementaux et sociaux, générés par la hausse exponentielle des données. C’est pourquoi, en tant qu’éditeur de la solution de gestion immobilière Yllio, nous...
5 juin 2023
3 critères essentiels pour un référentiel immobilier efficient
Dans un secteur en constante évolution, la maîtrise des données liées à son parc est un enjeu stratégique pour les gestionnaires immobiliers. La volumétrie croissante et la diversité des informations à traiter rendent cependant la tâche particulièrement complexe. 70%* des directeurs financiers priorisent à ce titre l’introduction des technologies digitales...
17 avril 2023
Nous recrutons 1 chef de projet technique et 2 Tech Leads
Acteur de la French PropTech, nous recherchons 1 chef de projet technique et 2 Tech Lead Java Angular pour soutenir notre croissance. Vous avez envie de vous investir dans un projet intégrant une composante challenge, en mode start-up, avec un fort levier de réussite collective ? Notre plateforme collaborative YLLIO,...
23 mars 2023
Logiciel GMAO immobilier : fonctionnalités et avantages
Un logiciel GMAO immobilier est une solution dédiée à la gestion de la maintenance des équipements de parcs immobiliers. Il rassemble les fonctionnalités pour piloter, automatiser et optimiser les processus de maintenance entre les parties prenantes : les gestionnaires immobilier qui opèrent en central depuis le siège social, les occupants et...
13 février 2023
Immobilier d’entreprise : améliorez vos processus collaboratifs
Les différentes crises, sanitaire ou énergétique, poussent les entreprises à accélérer la transformation de leur portefeuille immobilier. Dans ce contexte, le pilotage de parc immobilier exige toujours plus de réactivité et de transversalité. Certains logiciels immobilier permettent d’améliorer les processus collaboratifs et donc de gagner en productivité. Quels sont les...

3 critères essentiels pour un référentiel immobilier efficient

Dans un secteur en constante évolution, la maîtrise des données liées à son parc est un enjeu stratégique pour les gestionnaires immobiliers. La volumétrie croissante et la diversité des informations à traiter rendent cependant la tâche particulièrement complexe. 70%* des directeurs financiers priorisent à ce titre l’introduction des technologies digitales pour servir la performance immobilière. La 1ère étape essentielle lors de la mise en place d’une solution logicielle consiste alors à bien définir le référentiel immobilier, c’est-à-dire la base de données.  Une étape clé pour garantir l’efficience et la pérennité de la solution adoptée. Quels sont les 3 critères essentiels à prendre en compte dans la création de son référentiel immobilier ?

*Source: WNS Global CFO Survey, 2022

Un référentiel immobilier adapté

En théorie, le référentiel immobilier permet d’intégrer tous types de données (ex : caractéristiques des locaux, informations patrimoniales ou recensement des équipements). En pratique, il convient de définir et hiérarchiser en amont ces données. L’objectif est d’avoir à terme un outil rapidement opérationnel et adapté à vos besoins, et non une « usine à gaz ».

Par ailleurs, chaque entreprise a son propre modèle d’organisation. Il faut ainsi s’assurer que l’outil soit capable de s’adapter à SES spécificités, c’est-à-dire à l’ensemble des données exploitées, aux process existants, et au vocabulaire utilisé dans l’entreprise.

En résumé, la solution digitale doit être capable de s’adapter à votre organisation et non l’inverse.

Un référentiel immobilier interopérable

La gestion d’un parc immobilier implique de multiples acteurs. Or, on constate que les solutions utilisées sont souvent limitées au silo d’un seul et même métier de la chaîne de valeur. Il est donc important de vérifier que les données du référentiel puissent être partagées entre les différents services pour fluidifier les échanges. Ainsi pour un même site, le service immobilier va raisonner en baux, le service travaux en local et le service développement en B.U. La base de données doit donc permettre une gestion fine des entités afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque partie prenante.

Afin de capitaliser sur ce référentiel immobilier, il est souhaitable de choisir une solution transversale  aux différents métiers, notamment asset, property et facility managers. Dans tous les cas, il faut s’assurer que la solution soit interopérable avec les systèmes existants internes (ex : ERP) ou tiers pour faciliter l’échange de données.

Un référentiel immobilier évolutif

Nouvelles réglementations, rachat ou fusion d’entreprises, évolution des modes de travail, …les gestionnaires immobilier doivent faire preuve de plus en plus d’agilité pour s’adapter à ces enjeux.

Le référentiel immobilier doit donc être conçu pour être flexible et extensible, permettant ainsi l’ajout ou la suppression de nouvelles données et/ou fonctionnalités au fur et à mesure des besoins de l’entreprise, tels que :

  • Ajout ou suppression de modules (ex : données énergétiques)
  • Flexibilité des champs de données en fonction des spécificités de l’entreprise.
  • Évolutivité en termes de capacité de stockage et de traitement

Ce critère d’évolutivité contribue à la flexibilité et à l’adaptabilité du référentiel immobilier, ce qui permet à l’entreprise de faire face aux changements et aux évolutions de manière efficace et efficiente.

Conclusion

Le référentiel immobilier constitue la pierre d’angle des solutions digitales dédiées à la gestion de parc. Les fonctionnalités développées et reportings générés s’appuient sur cette base qui permet de centraliser, fiabiliser et mettre à jour les données liées à la gestion de parc immobilier. Sa bonne définition est une condition sine qua non à la réussite d’un projet de digitalisation. Il doit être adapté, interopérable et évolutif : 3 critères essentiels pour permettre aux acteurs immobiliers de gérer efficacement leurs actifs, de prendre des décisions éclairées et d’optimiser la performance de leur parc.

 

La solution Yllio

Acteur de la French PropTech, Yllio intervient depuis 20 ans auprès des directions immobilières, travaux et services généraux pour les aider dans le pilotage de leur parc et l’optimisation de leurs process métiers. Solution transversale, elle s’adapte et répond ainsi aux besoins de chaque service.

Notre équipe de développeurs intégrée travaille main dans la main avec nos experts métiers. Cela nous rend agiles et nos clients apprécient notre approche très pragmatique : nous parlons le même langage qu’eux ! Notre mot d’ordre est simple : ce n’est pas au Client de s’adapter à Yllio, mais à Yllio de s’y adapter.

Nous sommes à votre disposition pour échanger sur votre référentiel ou toute autre problématique.

 

Publié le : 5 juin 2023Mis à jour le : 7 juillet 2023Catégorie : Analyse
Partager cet article :

Comment optimiser la gestion de ses données immobilières ?

Le rôle de la direction immobilière, quelle que soit sa taille ou sa forme, ne cesse d’évoluer. Elle se voit confier de plus en plus de missions, exigeant une collaboration encore plus étroite avec les différents services et un volume croissant de données à analyser. La gestion centralisée des données immobilières est donc de plus en plus au cœur des enjeux des stratégies immobilières. Comment optimiser ses données immobilières ?

Pourquoi centraliser ses données immobilières ?

De nombreux collaborateurs sont impliqués dans la gestion d’un parc immobilier. Les données sont variées (juridiques, financières et opérationnelles), souvent disséminées et ne sont pas toujours actualisées. Le temps de recherche des informations patrimoniales peut prendre jusqu’à 5 h/semaine par collaborateur (1).

Par nature, chaque utilisateur a sa propre manière d’organiser les données et documents. Mais lorsque ces informations doivent être partagées, l’absence de règle conduit à la création de multiples dossiers, dispersés sur différents serveurs. Par ailleurs, la multiplication des fichiers engendre très souvent des doublons, voire des erreurs : comment savoir quelle est la bonne version entre le fichier « immo.v1 » et « immo.v1f » ou « immo.v2b » lorsqu’ils sont utilisés par différents collaborateurs ?

Bien que les solutions digitales se développent depuis plusieurs années, force est de constater que certains gestionnaires continuent de privilégier Excel pour piloter leur parc immobilier. Cependant si le tableur est un outil puissant il n’évite pas le risque d’erreur (90% des fichiers comporteraient une erreur) et surtout il n’est pas collaboratif.

Centraliser ses données immobilières s’impose donc comme une nécessité, afin de :

  • gagner du temps dans la recherche d’information
  • fiabiliser ses données
  • centraliser les mises à jour
  • obtenir une vision globale de son parc immobilier et donc faciliter les prises de décisions.

La 1ère étape indispensable à la gouvernance des données immobilières est de créer un référentiel.

Qu’est-ce qu’un référentiel immobilier ?

Le référentiel immobilier est un gestionnaire de données (master data management) qui a la capacité de traiter, qualifier et redistribuer l’ensemble des données et documents liés à la gestion de patrimoine.

En se connectant via une plateforme unique, les collaborateurs et prestataires accèdent, selon les accès définis aux informations dont ils ont besoin.

Quelles sont les données qui peuvent être intégrées dans un référentiel immobilier ? En théorie, toutes les données, mais il est important de les lister en amont et de les hiérarchiser. Quelques exemples :

  • Géolocalisation des sites / points de vente
  • Caractéristiques des locaux (ex : superficie, agencement, surface de stockage, parking)
  • Informations patrimoniales (ex : propriété ou location, nature du bail, date d’échéance, loyer)
  • Recensement des équipements et fournisseurs (ex : climatisation, alarme, eau, électricité)
  • Les éléments relatifs à la conformité réglementaire (ex : détecteurs de fumée, bornes incendie)
  • Les documents (ex : bail, contrat prestataire, devis, facture)
  • Les photos (ex : mise en place d’une nouvelle signalétique, dégât des eaux)

Quelles sont les critères à prendre en compte dans le choix de la solution ?

Le référentiel immobilier est « vivant », il doit donc être compatible avec les systèmes existants dans l’entreprise (on parle d’API ouverts), pour faciliter les échanges et les mises à jour des données.

Le 2ème critère à prendre en compte est la facilité d’utilisation : une solution complexe, nécessitant une formation particulière ne sera pas ou peu utilisée.

En 3ème lieu, l’information doit être facilement accessible. La plupart des solutions sont en mode SaaS, une simple connexion internet suffit pour accéder aux données, généralement depuis n’importe quel support (ordinateur ou mobile).

Enfin, et c’est un prérequis, la solution doit garantir la sécurité des données de façon globale (accès sécurisés, hébergement, localisation, systèmes de protection).

Comment optimiser la performance de ses données immobilières ?

Outre les critères indiqués ci-dessus, il ne faut pas perdre de vue que les données immobilières sont exploitées dans l’entreprise par différents services et collaborateurs : asset management, services généraux, direction travaux, direction réseau, direction marketing…

Il est donc important de choisir une solution globale qui puisse répondre à l’ensemble des besoins.

Chaque entreprise a son propre modèle d’organisation. Il faut ainsi s’assurer que l’outil soit capable de s’adapter à SES spécificités.  Ainsi, pour un même local, il faut gérer de multiples entités : baux, sites, parking, loyers, B.U., …La solution doit être sur-mesure et donc permettre une gestion fine des entités.

Enfin, pour démultiplier les performances de ses données il faut ajouter de l’intelligence. Comment ? En définissant et en optimisant les processus métiers. La solution doit permettre de définir des règles plus ou moins complexes pour diffuser l’information au bon moment et à la bonne personne.

Par exemple, pour anticiper l’échéance d’un bail, le responsable business sera automatiquement informé pour déterminer si oui ou non, il est nécessaire de clôturer le bail. Si oui, la direction immobilière reçoit une alerte et sait qu’elle doit dénoncer le bail. Dans ce cas, elle accède à une liste de tâches précises à effectuer (ex : date de résiliation, état des lieux, déménagement). Ces tâches seront diffusées automatiquement aux parties prenantes (ex : services travaux, DSI).

Un processus clair et automatisé permet de n’oublier aucune tâche et représente un gain de temps précieux pour les équipes. Cette gestion des process métiers nécessite d’opter pour une solution disposant d’un puissant moteur de work-flow.

Yllio est une solution globale, modulaire et puissante pouvant répondre à l’ensemble des besoins des gestionnaires de parc immobilier d’entreprise. Nous sommes à votre disposition pour vous démontrer « comment nous pouvons vous aider à optimiser vos données immobilières ».

 

(1) Source Business Immo 10/09/2021_étude de cas Unofi
Publié le : 10 février 2022Mis à jour le : 26 janvier 2023Catégorie : Analyse
Partager cet article :