Catégorie : Analyse

Au-delà du gain de temps et de la fiabilisation des données, un logiciel de gestion immobilière est un puissant levier de performance pour les entreprises. C’est pourquoi les directions immobilières sont désormais convaincues de la nécessité de digitaliser leur parc. Mais face à la multitude d’offres disponibles sur le marché, choisir la bonne solution pour son immobilier d’exploitation peut s’avérer être un défi de taille.

La gestion d’un parc immobilier multisites est très spécifique, les responsables d’immobilier d’exploitation doivent donc trouver une solution adaptée à leur organisation, à leurs besoins.

Dans cet article, nous examinerons les critères essentiels à prendre en compte lors du choix d’une solution de gestion de parc immobilier adaptée aux besoins des entreprises multisites. Nous mettrons en lumière l’importance de cette décision stratégique et offrirons des conseils pratiques pour guider les entreprises dans leur processus de sélection.

Les spécificités de l’immobilier d’exploitation commercial

L’immobilier d’exploitation renvoie à des réalités très diverses. Les missions d’un responsable de parc sont évidemment très différentes : on ne gère pas 10 sites industriels de 5000 m² en qualité de propriétaire, de la même façon qu’un parc de 500 sites de 300 m² en qualité de locataire.

Quels sont les principaux défis ?

Un parc immobilier commercial est par définition multisites : gérer 200, 500 ou + de 1000 sites démultiplie d’autant le nombre d’interlocuteurs et de projets. Elle rend ainsi complexe la coordination et la communication au sein de ses équipes d’une part, mais également avec les services transverses (finances, travaux, services généraux …) d’autre part.

Outre le nombre de sites, la principale caractéristique est que les décisions immobilières sont fortement guidées par les impératifs commerciaux. Ainsi :

• Pour les implantations : généralement, le responsable réseau identifie les emplacements potentiels avant de passer la main à la direction immobilière.
• De même, la décision de maintenir ou de restituer un local, au-delà du loyer ou de sa classification énergétique, est souvent arbitrée selon le chiffre d’affaires réalisé (CA/m²)

La direction immobilière agit donc en étroite collaboration avec les responsables business, mais également avec les services techniques, pour chiffrer les travaux avant prise à bail, par exemple. Connecteur de différents métiers en interne comme en externe, elle est très sollicitée.

Les directions immobilières d’exploitation doivent ainsi faire preuve de flexibilité, une mission complexe car le temps de l’immobilier est beaucoup plus long que celui du business.

Mais selon les enseignes, il y a d’autres particularités, telles que :

• un parc parfois très hétérogène en terme de typologie d’actifs (surface, vétusté, mixité des usages…)
• la gestion multi-marques, multi-enseignes
• de nombreux projets d’ouverture, fermeture ou regroupement
• la gestion d’un réseau mixte : succursales et franchises (bien que la direction immobilière ne soit pas en charge des franchises, il peut être intéressant d’avoir une vision centralisée de l’ensemble de ces points  de vente)

En conclusion, l’objectif est d’optimiser chaque aspect de la gestion immobilière pour maximiser les résultats commerciaux, que ce soit en adaptant la surface des locaux ou en réduisant les coûts d’exploitation. Un logiciel de gestion de parc peut non seulement faciliter la gestion quotidienne mais également permettre de prendre des décisions éclairées.

Comment choisir une solution de gestion de parc adaptée à l’immobilier d’exploitation ?

On ne choisit pas un logiciel de gestion de parc comme on choisit une plateforme de visioconférence. Il est crucial de choisir une solution parfaitement adaptée à vos besoins métiers, car elle deviendra votre principal outil de travail au quotidien, impliquant ainsi un engagement significatif.

Vous trouverez de nombreux outils spécifiques, dédiés soit à la GMAO, au Facility Management, à l’énergie ou à l’Asset management (certains étant axés côté bailleur/investisseur tandis que d’autres répondent davantage aux besoins des preneurs/utilisateurs).

Quelques solutions permettent d’avoir une approche plus généraliste, on parle alors parfois d’IWMS (Integrated Workplace Management System).

Cette diversité rend crucial le processus d’évaluation des besoins spécifiques de chaque entreprise avant de prendre une décision :

• Quelles sont les caractéristiques de mon parc ?
• Quels sont les outils que j’utilise ou que les autres fonctions immobilières utilisent ?
• Quelles sont les tâches chronophages ?…
• Quels sont mes objectifs à court et long terme ?

La gestion d’un parc est de plus en plus transversale, il est donc important d’adopter une approche globale pour anticiper les interactions avec d’autres services supports de l’immobilier.

Quels sont les critères à prendre en compte ?

Il est essentiel de bien définir ses critères de sélection, afin que les solutions sélectionnées puissent correspondre à ses besoins :

• Adaptabilité et flexibilité pour répondre à mon réseau : gestion de multiples enseignes ? gestion d’un parc mixte ?
• Possibilité de personnalisation : pourrais-je fidèlement retranscrite l’organisation de mon parc dans l’outil ?
• Possibilité d’ajouter des caractéristiques ou process propres à ma gestion ?
• Capacité d’intégration avec les SI internes : ERP, comptabilité, finances ou autres systèmes tiers ?
• L’outil peut-il être partagé avec d’autres services avec des droits et permissions spécifiques (travaux, services généraux, développement…) ?
• Possibilité de gérer les enjeux réglementaires, tels que la norme IFRS16 ou le décret tertiaire ?
• Capacités de reporting : les KPI sont-ils adaptés ou adaptables ? Le nombre est-il limité ?
• Qualité du support technique et réactivité du service client ?
• Quels sont les niveaux de service garantis (SLA) ?
• Ergonomie de l’interface utilisateur (IHM) ?
• Pérennité de la solution : quelles sont les technologies utilisées ?
• Quel est le niveau d’expérience et quelles sont les références similaires de l’éditeur ?
• Évolutivité pour accompagner la croissance de l’entreprise et s’adapter aux changements du marché immobilier.

Après une première sélection, il est essentiel d’avoir une démonstration de la solution : cette étape est essentielle. Ella va vous permettre de valider ou non la pertinence de la solution au niveau des fonctionnalités et de l’ergonomie. Ce sera également l’occasion d’avoir un ressenti sur l’éditeur, car la méthodologie appliquée, l’accompagnement et le relationnel sont quasiment aussi importants que l’outil lui-même. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un investissement sur le long terme !

Enfin, n’hésitez pas à demander des témoignages clients, qui vous donneront un autre point de vue en s’appuyant sur des expériences vécues.

Conclusion

Une solution de gestion de parc immobilier peut grandement améliorer les performances des directions immobilières d’exploitation. Mais elle doit être totalement adaptée à vos besoins pour être efficace.

Au-delà des caractéristiques communes des réseaux multisites, chaque entreprise a une stratégie immobilière unique et ses spécificités.

Il est donc essentiel de prendre le temps de bien lister ses besoins, de définir ses critères et de comparer les solutions.

Yllio : solution de gestion de parc dédiée à l’immobilier d’exploitation

Yllio est une solution IWMS de gestion de parc dédiée à l’immobilier d’exploitation. Depuis 20 ans, nous accompagnons des entreprises multisites, tels que Foncia, Manpower ou Onet dans le pilotage de leur parc et l’optimisation de leurs process métiers.

Notre expérience nous ainsi permet d’avoir une bonne compréhension des problématiques et enjeux liés aux réseaux commerciaux multisites.

Vous souhaitez échanger avec nous ou découvrir plus en détails la solution Yllio, nous sommes à votre disposition.

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Dans un secteur en constante évolution, la maîtrise des données liées à son parc est un enjeu stratégique pour les gestionnaires immobiliers. La volumétrie croissante et la diversité des informations à traiter rendent cependant la tâche particulièrement complexe. 70%* des directeurs financiers priorisent à ce titre l’introduction des technologies digitales pour servir la performance immobilière. La 1^ère étape essentielle lors de la mise en place d’une solution logicielle consiste alors à bien définir le référentiel immobilier, c’est-à-dire la base de données.  Une étape clé pour garantir l’efficience et la pérennité de la solution adoptée. Quels sont les 3 critères essentiels à prendre en compte dans la création de son référentiel immobilier ?

*Source: WNS Global CFO Survey, 2022

Un référentiel immobilier adapté

En théorie, le référentiel immobilier permet d’intégrer tous types de données (ex : caractéristiques des locaux, informations patrimoniales ou recensement des équipements). En pratique, il convient de définir et hiérarchiser en amont ces données. L’objectif est d’avoir à terme un outil rapidement opérationnel et adapté à vos besoins, et non une « usine à gaz ».

Par ailleurs, chaque entreprise a son propre modèle d’organisation. Il faut ainsi s’assurer que l’outil soit capable de s’adapter à SES spécificités, c’est-à-dire à l’ensemble des données exploitées, aux process existants, et au vocabulaire utilisé dans l’entreprise.

En résumé, la solution digitale doit être capable de s’adapter à votre organisation et non l’inverse.

Un référentiel immobilier interopérable

La gestion d’un parc immobilier implique de multiples acteurs. Or, on constate que les solutions utilisées sont souvent limitées au silo d’un seul et même métier de la chaîne de valeur. Il est donc important de vérifier que les données du référentiel puissent être partagées entre les différents services pour fluidifier les échanges. Ainsi pour un même site, le service immobilier va raisonner en baux, le service travaux en local et le service développement en B.U. La base de données doit donc permettre une gestion fine des entités afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque partie prenante.

Afin de capitaliser sur ce référentiel immobilier, il est souhaitable de choisir une solution transversale  aux différents métiers, notamment asset, property et facility managers. Dans tous les cas, il faut s’assurer que la solution soit interopérable avec les systèmes existants internes (ex : ERP) ou tiers pour faciliter l’échange de données.

Un référentiel immobilier évolutif

Nouvelles réglementations, rachat ou fusion d’entreprises, évolution des modes de travail, …les gestionnaires immobilier doivent faire preuve de plus en plus d’agilité pour s’adapter à ces enjeux.

Le référentiel immobilier doit donc être conçu pour être flexible et extensible, permettant ainsi l’ajout ou la suppression de nouvelles données et/ou fonctionnalités au fur et à mesure des besoins de l’entreprise, tels que :

• Ajout ou suppression de modules (ex : données énergétiques)
• Flexibilité des champs de données en fonction des spécificités de l’entreprise.
• Évolutivité en termes de capacité de stockage et de traitement

Ce critère d’évolutivité contribue à la flexibilité et à l’adaptabilité du référentiel immobilier, ce qui permet à l’entreprise de faire face aux changements et aux évolutions de manière efficace et efficiente.

Conclusion

Le référentiel immobilier constitue la pierre d’angle des solutions digitales dédiées à la gestion de parc. Les fonctionnalités développées et reportings générés s’appuient sur cette base qui permet de centraliser, fiabiliser et mettre à jour les données liées à la gestion de parc immobilier. Sa bonne définition est une condition sine qua non à la réussite d’un projet de digitalisation. Il doit être adapté, interopérable et évolutif : 3 critères essentiels pour permettre aux acteurs immobiliers de gérer efficacement leurs actifs, de prendre des décisions éclairées et d’optimiser la performance de leur parc.

La solution Yllio

Acteur de la French PropTech, Yllio intervient depuis 20 ans auprès des directions immobilières, travaux et services généraux pour les aider dans le pilotage de leur parc et l’optimisation de leurs process métiers. Solution transversale, elle s’adapte et répond ainsi aux besoins de chaque service.

Notre équipe de développeurs intégrée travaille main dans la main avec nos experts métiers. Cela nous rend agiles et nos clients apprécient notre approche très pragmatique : nous parlons le même langage qu’eux ! Notre mot d’ordre est simple : ce n’est pas au Client de s’adapter à Yllio, mais à Yllio de s’y adapter.

Nous sommes à votre disposition pour échanger sur votre référentiel ou toute autre problématique.

Le rôle de la direction immobilière, quelle que soit sa taille ou sa forme, ne cesse d’évoluer. Elle se voit confier de plus en plus de missions, exigeant une collaboration encore plus étroite avec les différents services et un volume croissant de données à analyser. La gestion centralisée des données immobilières est donc de plus en plus au cœur des enjeux des stratégies immobilières. Comment optimiser ses données immobilières ?

Pourquoi centraliser ses données immobilières ?

De nombreux collaborateurs sont impliqués dans la gestion d’un parc immobilier. Les données sont variées (juridiques, financières et opérationnelles), souvent disséminées et ne sont pas toujours actualisées. Le temps de recherche des informations patrimoniales peut prendre jusqu’à 5 h/semaine par collaborateur ⁽¹⁾.

Par nature, chaque utilisateur a sa propre manière d’organiser les données et documents. Mais lorsque ces informations doivent être partagées, l’absence de règle conduit à la création de multiples dossiers, dispersés sur différents serveurs. Par ailleurs, la multiplication des fichiers engendre très souvent des doublons, voire des erreurs : comment savoir quelle est la bonne version entre le fichier « immo.v1 » et « immo.v1f » ou « immo.v2b » lorsqu’ils sont utilisés par différents collaborateurs ?

Bien que les solutions digitales se développent depuis plusieurs années, force est de constater que certains gestionnaires continuent de privilégier Excel pour piloter leur parc immobilier. Cependant si le tableur est un outil puissant il n’évite pas le risque d’erreur (90% des fichiers comporteraient une erreur) et surtout il n’est pas collaboratif.

Centraliser ses données immobilières s’impose donc comme une nécessité, afin de :

• gagner du temps dans la recherche d’information
• fiabiliser ses données
• centraliser les mises à jour
• obtenir une vision globale de son parc immobilier et donc faciliter les prises de décisions.

La 1^ère étape indispensable à la gouvernance des données immobilières est de créer un référentiel.

Qu’est-ce qu’un référentiel immobilier ?

Le référentiel immobilier est un gestionnaire de données (master data management) qui a la capacité de traiter, qualifier et redistribuer l’ensemble des données et documents liés à la gestion de patrimoine.

En se connectant via une plateforme unique, les collaborateurs et prestataires accèdent, selon les accès définis aux informations dont ils ont besoin.

Quelles sont les données qui peuvent être intégrées dans un référentiel immobilier ? En théorie, toutes les données, mais il est important de les lister en amont et de les hiérarchiser. Quelques exemples :

• Géolocalisation des sites / points de vente
• Caractéristiques des locaux (ex : superficie, agencement, surface de stockage, parking)
• Informations patrimoniales (ex : propriété ou location, nature du bail, date d’échéance, loyer)
• Recensement des équipements et fournisseurs (ex : climatisation, alarme, eau, électricité)
• Les éléments relatifs à la conformité réglementaire (ex : détecteurs de fumée, bornes incendie)
• Les documents (ex : bail, contrat prestataire, devis, facture)
• Les photos (ex : mise en place d’une nouvelle signalétique, dégât des eaux)

Quelles sont les critères à prendre en compte dans le choix de la solution ?

Le référentiel immobilier est « vivant », il doit donc être compatible avec les systèmes existants dans l’entreprise (on parle d’API ouverts), pour faciliter les échanges et les mises à jour des données.

Le 2ème critère à prendre en compte est la facilité d’utilisation : une solution complexe, nécessitant une formation particulière ne sera pas ou peu utilisée.

En 3ème lieu, l’information doit être facilement accessible. La plupart des solutions sont en mode SaaS, une simple connexion internet suffit pour accéder aux données, généralement depuis n’importe quel support (ordinateur ou mobile).

Enfin, et c’est un prérequis, la solution doit garantir la sécurité des données de façon globale (accès sécurisés, hébergement, localisation, systèmes de protection).

Comment optimiser la performance de ses données immobilières ?

Outre les critères indiqués ci-dessus, il ne faut pas perdre de vue que les données immobilières sont exploitées dans l’entreprise par différents services et collaborateurs : asset management, services généraux, direction travaux, direction réseau, direction marketing…

Il est donc important de choisir une solution globale qui puisse répondre à l’ensemble des besoins.

Chaque entreprise a son propre modèle d’organisation. Il faut ainsi s’assurer que l’outil soit capable de s’adapter à SES spécificités.  Ainsi, pour un même local, il faut gérer de multiples entités : baux, sites, parking, loyers, B.U., …La solution doit être sur-mesure et donc permettre une gestion fine des entités.

Enfin, pour démultiplier les performances de ses données il faut ajouter de l’intelligence. Comment ? En définissant et en optimisant les processus métiers. La solution doit permettre de définir des règles plus ou moins complexes pour diffuser l’information au bon moment et à la bonne personne.

Par exemple, pour anticiper l’échéance d’un bail, le responsable business sera automatiquement informé pour déterminer si oui ou non, il est nécessaire de clôturer le bail. Si oui, la direction immobilière reçoit une alerte et sait qu’elle doit dénoncer le bail. Dans ce cas, elle accède à une liste de tâches précises à effectuer (ex : date de résiliation, état des lieux, déménagement). Ces tâches seront diffusées automatiquement aux parties prenantes (ex : services travaux, DSI).

Un processus clair et automatisé permet de n’oublier aucune tâche et représente un gain de temps précieux pour les équipes. Cette gestion des process métiers nécessite d’opter pour une solution disposant d’un puissant moteur de work-flow.

Yllio est une solution globale, modulaire et puissante pouvant répondre à l’ensemble des besoins des gestionnaires de parc immobilier d’entreprise. Nous sommes à votre disposition pour vous démontrer « comment nous pouvons vous aider à optimiser vos données immobilières ».

(1) Source Business Immo 10/09/2021_étude de cas Unofi