Du 6 au 8 décembre 2022, YLLIO sera présent sur le SIMI, salon de référence de l’immobilier d’entreprise, pour rencontrer et échanger avec les responsables de parc immobilier.
Editeur de logiciel de gestion immobilière, YLLIO accompagne, depuis plus de 15 ans, les directions immobilières, travaux et services généraux dans le pilotage de leur patrimoine et l’optimisation de leurs processus métiers.
Yllio centralise, fiabilise et redistribue l’ensemble des données et documents liés à la gestion de parc immobilier d’entreprise. Solution globale et modulaire, elle s’adapte et répond ainsi aux besoins de chaque organisation.
Grâce à notre puissant moteur de work-flow, nous pouvons paramétrer tous vos processus métiers. Contrôlez vos flux d’informations, démultipliez la performance de vos données, fiabilisez vos processus et gagnez en efficacité.
Vous cherchez une solution pour simplifier et optimiser la gestion de votre parc immobilier ?
Notre équipe vous accueille sur son stand au 4ème niveau (salon City by SIMI) au sein du village The French Proptech. Nous serons ravis d’échanger sur vos problématiques et vous partager nos retours d’expériences.
Vous pouvez d’ores et déjà prendre rendez-vous afin d’identifier ensemble comment YLLIO pourrait répondre à vos besoins. Prenons rendez-vous
Informations pratiques
Retrouvez YLLIO sur le salon SIMI 2022
La diversité et le nombre de projets à piloter pour optimiser son parc immobilier, engendre bien souvent des goulets d’étranglement. Quelle solution mettre en place pour les éviter ?
Quels sont les facteurs de complexité d’une gestion multisites ? Pourquoi utiliser une solution de pilotage de projets ? Comment gagner en efficacité ?
Suivre des travaux c’est gérer dans 90% des cas des imprévus et des retards. Mais lorsqu’on pilote un parc de 50, 200, 500 ou 1000 points de vente, la gestion des travaux devient extrêmement complexe. Une des missions du directeur technique est donc d’éviter les goulets d’étranglement. La gestion des travaux d’un parc immobilier implique une triple complexité :
Dans ce contexte, éviter les retards et maîtriser les budgets exige un suivi extrêmement rigoureux et quotidien. Une tâche complexe, d’autant que le métier de gestionnaire travaux implique de nombreux déplacements et réunions.
L’utilisation d’un outil comme Excel, ne permet plus de répondre à la complexité inhérente aux projets multisites. Les fichiers sont souvent stockés à différents endroits et bien souvent incomplets. En outre la consolidation des données est chronophage et peut-être source d’erreurs. Enfin et surtout un tableur ne permet pas de gérer les documents ni de communiquer avec les parties prenantes.
Il est donc nécessaire de s’équiper d’une solution qui permette de centraliser l’ensemble des informations dans une plateforme unique. Quels sont les principaux bénéfices d’un outil de pilotage de projets ?
La gestion de travaux d’un parc immobilier exige une bonne collaboration entre les acteurs internes et externes, et une très grande réactivité.
Choisir une solution qui vous permet d’optimiser vos processus métiers, vous fera gagner un temps précieux. Un processus métier est l’ensemble des étapes ordonnées, liées et logiques permettant d’aboutir à un résultat. L’objectif est de diffuser la bonne information, au bon moment et au bon interlocuteur. Mais comment cela se traduit-il concrètement ?
Vous avez 70 locaux à rénover, dont 30 doivent également être mis en conformité, soit 100 projets à traiter. Le directeur technique répartit la responsabilité des projets aux gestionnaires travaux.
La digitalisation des processus métiers associée à la centralisation des données sur chaque phase d’un projet via la plateforme YLLIO vous permet d’optimiser la gestion de vos projets, de connecter tous les acteurs et de maîtriser le suivi d’avancement en temps réel.
Quel que soit votre besoin, nous analysons, optimisons et paramétrons vos processus métiers. Solution modulaire, YLLIO répond aux besoins de chaque service : immobilier, travaux et maintenance. Elle facilite ainsi la collaboration entre les équipes.
L’objectif de la plateforme YLLIO est de vous aider au quotidien à structurer, organiser et partager vos données afin que chaque partie prenante puisse avoir accès à l’information.
Vous souhaitez découvrir notre solution ? Contactez-nous
Nous sommes fiers de rejoindre la French PropTech, le mouvement qui hybride l’immobilier et le bâtiment.
La French Proptech (combinaison de « Property » et de « Technology ») branche les acteurs et les solutions pour transformer le secteur.
Le mouvement réunit les proptechs qui innovent sur des sujets liés au foncier, à la mobilité, en passant par la construction et l’immobilier au sens large. Talents innovants, acteurs emblématiques et institutions coopèrent ensemble pour des chantiers plus durables, des espaces plus confortables et des surfaces mieux occupées.
Depuis plus de 15 ans, nous n’avons jamais cessé de faire évoluer notre solution. Nous l’avons adapté aux nouveaux usages, aux nouvelles réglementations et aux attentes de nos clients. Il était donc naturel pour nous de rejoindre la communauté.
En tant que membre de la French PropTech, nous nous engageons à bâtir des solutions concrètes, pour qu’un immobilier différent soit possible.
Les enjeux de la gestion immobilière sont de plus en plus complexes et diversifiées. Ce n’est pas au gestionnaire ou à l’usager de s’adapter aux outils, mais aux outils de s’y adapter !
D’ailleurs, le saviez-vous ? Yllio propose désormais un module énergie qui vous permet de mesurer et de suivre vos consommations énergétiques, Vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.
La French PropTech est la 1ère communauté d’entrepreneurs(es) labellisée French Tech
Yllio s’engage dans une démarche RSE. Nous avons toujours défendu une vision éthique et responsable de notre métier. En 2022, nous souhaitons développer et valoriser nos engagements environnementaux et sociétaux.
La RSE, la Responsabilité Sociale et Environnementale des entreprises, est aujourd’hui une politique incontournable pour les entreprises.
La Commission Européenne définit la RSE comme “l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes”.
Bien que n’ayant aucune contrainte réglementaire, contrairement aux grandes entreprises, nous avons la volonté d’être une entreprise plus responsable. C’est pourquoi nous nous sommes engagés dans le programme Impact RSE.
Un programme démarré le 18 mars (journée mondiale du recyclage !) et qui se déroulera sur une période de 18 mois.
L’objectif pour Yllio est d’améliorer nos pratiques à impact positif en structurant notre démarche RSE et d’en faire profiter à la fois notre équipe, nos partenaires et nos clients.
Le rôle de la direction immobilière, quelle que soit sa taille ou sa forme, ne cesse d’évoluer. Elle se voit confier de plus en plus de missions, exigeant une collaboration encore plus étroite avec les différents services et un volume croissant de données à analyser. La gestion centralisée des données immobilières est donc de plus en plus au cœur des enjeux des stratégies immobilières. Comment optimiser ses données immobilières ?
De nombreux collaborateurs sont impliqués dans la gestion d’un parc immobilier. Les données sont variées (juridiques, financières et opérationnelles), souvent disséminées et ne sont pas toujours actualisées. Le temps de recherche des informations patrimoniales peut prendre jusqu’à 5 h/semaine par collaborateur (1).
Par nature, chaque utilisateur a sa propre manière d’organiser les données et documents. Mais lorsque ces informations doivent être partagées, l’absence de règle conduit à la création de multiples dossiers, dispersés sur différents serveurs. Par ailleurs, la multiplication des fichiers engendre très souvent des doublons, voire des erreurs : comment savoir quelle est la bonne version entre le fichier « immo.v1 » et « immo.v1f » ou « immo.v2b » lorsqu’ils sont utilisés par différents collaborateurs ?
Bien que les solutions digitales se développent depuis plusieurs années, force est de constater que certains gestionnaires continuent de privilégier Excel pour piloter leur parc immobilier. Cependant si le tableur est un outil puissant il n’évite pas le risque d’erreur (90% des fichiers comporteraient une erreur) et surtout il n’est pas collaboratif.
Centraliser ses données immobilières s’impose donc comme une nécessité, afin de :
La 1ère étape indispensable à la gouvernance des données immobilières est de créer un référentiel.
Le référentiel immobilier est un gestionnaire de données (master data management) qui a la capacité de traiter, qualifier et redistribuer l’ensemble des données et documents liés à la gestion de patrimoine.
En se connectant via une plateforme unique, les collaborateurs et prestataires accèdent, selon les accès définis aux informations dont ils ont besoin.
Quelles sont les données qui peuvent être intégrées dans un référentiel immobilier ? En théorie, toutes les données, mais il est important de les lister en amont et de les hiérarchiser. Quelques exemples :
Le référentiel immobilier est « vivant », il doit donc être compatible avec les systèmes existants dans l’entreprise (on parle d’API ouverts), pour faciliter les échanges et les mises à jour des données.
Le 2ème critère à prendre en compte est la facilité d’utilisation : une solution complexe, nécessitant une formation particulière ne sera pas ou peu utilisée.
En 3ème lieu, l’information doit être facilement accessible. La plupart des solutions sont en mode SaaS, une simple connexion internet suffit pour accéder aux données, généralement depuis n’importe quel support (ordinateur ou mobile).
Enfin, et c’est un prérequis, la solution doit garantir la sécurité des données de façon globale (accès sécurisés, hébergement, localisation, systèmes de protection).
Outre les critères indiqués ci-dessus, il ne faut pas perdre de vue que les données immobilières sont exploitées dans l’entreprise par différents services et collaborateurs : asset management, services généraux, direction travaux, direction réseau, direction marketing…
Il est donc important de choisir une solution globale qui puisse répondre à l’ensemble des besoins.
Chaque entreprise a son propre modèle d’organisation. Il faut ainsi s’assurer que l’outil soit capable de s’adapter à SES spécificités. Ainsi, pour un même local, il faut gérer de multiples entités : baux, sites, parking, loyers, B.U., …La solution doit être sur-mesure et donc permettre une gestion fine des entités.
Enfin, pour démultiplier les performances de ses données il faut ajouter de l’intelligence. Comment ? En définissant et en optimisant les processus métiers. La solution doit permettre de définir des règles plus ou moins complexes pour diffuser l’information au bon moment et à la bonne personne.
Par exemple, pour anticiper l’échéance d’un bail, le responsable business sera automatiquement informé pour déterminer si oui ou non, il est nécessaire de clôturer le bail. Si oui, la direction immobilière reçoit une alerte et sait qu’elle doit dénoncer le bail. Dans ce cas, elle accède à une liste de tâches précises à effectuer (ex : date de résiliation, état des lieux, déménagement). Ces tâches seront diffusées automatiquement aux parties prenantes (ex : services travaux, DSI).
Un processus clair et automatisé permet de n’oublier aucune tâche et représente un gain de temps précieux pour les équipes. Cette gestion des process métiers nécessite d’opter pour une solution disposant d’un puissant moteur de work-flow.
Yllio est une solution globale, modulaire et puissante pouvant répondre à l’ensemble des besoins des gestionnaires de parc immobilier d’entreprise. Nous sommes à votre disposition pour vous démontrer « comment nous pouvons vous aider à optimiser vos données immobilières ».
Lors de cet interview, Bruno Floris, fondateur d’Yllio, expose sa perception de l’impact de la crise sanitaire sur l’immobilier commercial. Il explique en quoi une solution digitale permet aux directions immobilières de gagner en agilité pour optimiser leur patrimoine immobilier .
Source : Challenges
La crise sanitaire a accéléré la transformation du paysage commercial. Dans ce contexte d’évolution très rapide du marché, les entreprises doivent faire preuve d’une plus grande réactivité. S’appuyer sur une solution digitale permet aux directions immobilières de gagner en agilité pour optimiser leur patrimoine immobilier et se concentrer ainsi davantage sur leur cœur de métier. Nous avons rencontré Bruno Floris, fondateur et dirigeant d’YllioRetail. Entretien.
Les loyers sont les premiers affectés. L’immobilier représentant le 2ème poste de dépenses de l’entreprise après les salaires, la réduction de ces coûts est naturellement devenue une priorité. De plus, le paysage immobilier est en pleine mutation : les confinements ont accéléré la montée en puissance du digital, entraînant des fermetures, relocalisations, restructurations et réaménagements. Aujourd’hui, la reprise de l’activité se traduit par une augmentation des demandes de commerces. Cette hausse génère d’ailleurs de fortes tensions sur le marché de l’immobilier commercial, et notamment sur les locations. Les réseaux doivent faire preuve d’une extrême agilité.
La crise replace donc l’immobilier au cœur de la stratégie de l’entreprise. Les nombreux projets sur lesquels travaillent la direction immobilière ont en effet un impact direct sur la performance financière : négociation à l’acquisition, gestion des baux, valorisation du parc, mais aussi la supervision des travaux ou la gestion des services aux bâtiments. Dans ce contexte d’incertitudes, optimiser son parc immobilier devient de plus en plus complexe, d’autant que les contraintes financières et réglementaires ne cessent d’augmenter. Ces nouveaux défis impliquent pour les directions immobilières une coopération plus poussée avec les autres services et le développement de compétences : profils, outils et KPIs.
Une solution digitale de gestion va permettre de maximiser le potentiel de la fonction immobilière. Elle permet tout d’abord de centraliser et fiabiliser l’ensemble des données liées au parc immobilier. Selon une étude de l’IDC, nous passons 4 fois plus de temps à rechercher, traiter l’information, plutôt qu’à l’analyser. L’accessibilité des données constitue un important gain de temps. La solution assure également la fluidité des échanges entre les collaborateurs et les prestataires, où qu’ils soient, de manière simple et totalement sécurisée. En outre, les décisions sont rendues plus efficientes grâce à un accès immédiat à des indicateurs clés. Les collaborateurs peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Notre solution à l’avantage d’être un outil sur mesure : ce n’est pas au client de s’adapter à Yllio, mais à Yllio de s’y adapter ! Solution modulaire basée sur un puissant moteur de workflow : nous pouvons modéliser tout type de process métier. De plus, Yllio peut être déployée en quelques semaines seulement. Au-delà de l’outil, nos clients apprécient notre capacité à les accompagner au quotidien. Nous analysons avec eux les habitudes de travail et les procédures existantes. Nous les aidons à optimiser leurs process en nous basant sur nos retours d’expériences. Le client n’a aucun paramétrage à faire en amont ou a posteriori : nous intégrons les données existantes, formalisons les process métier et les faisons évoluer selon les besoins.
Yllio est spécialisée dans la gestion de projets pour les réseaux de points de vente. Nous proposons aux directions immobilières, techniques et services généraux une solution 100% web, pour faciliter leur gestion technique immobilière. Entreprise à taille humaine, nous avons gardé un « esprit start-up », avec une réactivité et un sens du service valorisés par nos clients.
A l’origine, nous avions conçu un logiciel dédié au pilotage de projets multisites. Nos clients ont très vite adopté l’outil et se sont appuyés sur les données collectées pour gérer leur parc bien au-delà du périmètre initial. Sur la base des demandes et expériences de nos interlocuteurs métiers, nous avons donc développé Yllio, une solution modulaire et puissante, capable de s’adapter à chaque service. Yllio a avant tout été pensé comme une solution répondant à des problèmes concrets rencontrés par les responsables de parcs immobiliers.
Aujourd’hui, Yllio gère plus de 800 000 m2 de surface et plus de 18 000 sites. Notre mission principale est de donner les moyens aux entreprises de maîtriser leurs coûts immobiliers et d’apporter plus de valeur ajoutée à leurs réseaux de points de vente, grâce à une gestion dynamique et digitalisée de leur patrimoine.
Atol utilise depuis plus de 10 ans, le logiciel Yllio® pour la gestion des travaux de son réseau de points de vente.
Fondé en 1970, Atol Les Opticiens est une enseigne coopérative regroupant actuellement près de 800 points de vente.
A l’origine, Atol avait sollicité YllioRetail et sa solution Yllio pour piloter le déploiement de sa nouvelle identité visuelle inaugurée en 2008.
Depuis plus de 10 ans, le référentiel immobilier mis en place constitue une base de travail importante pour le service Travaux.
Les données centralisées et sécurisées sur la plateforme Yllio, sont accessibles en temps réel, offrant ainsi aux collaborateurs un gain de temps précieux dans la recherche de documents et le suivi de leurs projets.
Déjà soumis à la montée d’internet, la crise sanitaire a profondément impacté le marché de l’immobilier commercial. Les gestionnaires de réseaux font face à de plus en plus de pression pour optimiser leur parc immobilier. S’équiper d’un logiciel de gestion devient plus que jamais nécessaire pour faire face à cette complexité croissante. Pourquoi ? Quels sont les critères pour bien choisir sa solution ?
Le 1er bénéfice est de centraliser et de fiabiliser l’ensemble des données (juridiques, financières et opérationnelles) liées au parc immobilier. Selon une étude de l’IDC (International Data Corporation), nous passons 4 fois plus de temps à rechercher, traiter l’information, plutôt qu’à l’analyser. Rendre la donnée facilement accessible est un gain de temps précieux pour les équipes.
Le 2ème avantage est de faciliter grandement l’échange de données et la communication entre les collaborateurs et les prestataires, où qu’ils soient. La majorité des solutions sont en mode SaaS, il suffit donc d’une simple connexion internet.
De plus, en donnant un accès immédiat à des indicateurs clés (ex : benchmark prix m², taux d’occupation, …) et des consolidations budgétaires, les prises de décisions sont plus efficientes.
Enfin, une solution digitale permet d’optimiser/rationaliser de nombreux process permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il est possible, par exemple, de recevoir une liste d’actions à effectuer avec des notifications automatiques, pour ne rater aucune échéance d’un bail.
Il faut d’abord s’assurer que la solution puisse s’adapter à la structure organisationnelle de chaque réseau (entités juridiques, découpage régions / secteurs, B.U., …). Une nécessité pour construire un référentiel immobilier totalement adapté.
Pour autant il ne suffit pas de disposer d’une base de données riche et fournie ; encore faut-il établir des liens, pour la rendre « vivante ». La solution doit donc pouvoir communiquer avec les SI existants (on parle d’API) et être totalement sécurisée.
L’information est également partagée en interne et en externe : il faut pouvoir allouer des droits d’accès en fonction des profils utilisateurs. Ainsi, un prestataire de services n’aura accès qu’aux informations dont il a besoin pour assurer ses missions.
Autre point essentiel : la simplicité. L’outil doit être intuitif pour permettre un accès rapide à l’information, en quelques clics.
Une solution digitale apporte de réels bénéfices aux responsables immobiliers, encore faut-il qu’elle soit totalement adaptée à son réseau. Vous souhaitez prolonger la réflexion, nous sommes à votre disposition pour échanger avec vous.
Nous sommes très heureux d’accueillir Christophe Lejeune au poste de directeur du développement.
Sa solide expérience auprès de réseaux multi-sites de grandes marques françaises et européennes vient ainsi renforcer notre équipe d’experts métiers.
L’arrivée de Christophe marque donc une volonté forte d’Yllio de consolider son offre globale de services.
Et toujours le même objectif : accompagner les réseaux par une relation client privilégiée.
