Auteur/autrice : Yllio

La diversité et le nombre de projets à piloter pour optimiser son parc immobilier, engendre bien souvent des goulets d’étranglement. Quelle solution mettre en place pour les éviter ?

Quels sont les facteurs de complexité d’une gestion multisites ? Pourquoi utiliser une solution de pilotage de projets ? Comment gagner en efficacité ?

La gestion des travaux d’un parc immobilier : une triple complexité

Suivre des travaux c’est gérer dans 90% des cas des imprévus et des retards. Mais lorsqu’on pilote un parc de 50, 200, 500 ou 1000 points de vente, la gestion des travaux devient extrêmement complexe. Une des missions du directeur technique est donc d’éviter les goulets d’étranglement. La gestion des travaux d’un parc immobilier implique une triple complexité :

• Multisites: le nombre de points de vente ou sites est évidemment le 1^er critère auquel on pense. Cependant au-delà du nombre, un parc immobilier induit de multiples entités : s’agit-il du siège social, d’un point de vente, d’un parking ? d’une location ou d’une propriété ? Les budgets doivent être ajustés selon chaque enjeu.
• Multi-acteurs : la gestion des travaux nécessite de nombreuses compétences (techniques, logistiques, juridiques ou financières) impliquant de nombreux acteurs en interne et en externe. Le défi est de fluidifier les échanges et les remontées d’informations afin de faire collaborer efficacement ces différents acteurs.
• Multi-projets: les projets sont multiples et de nature très diverse. Il peut s’agit d’une nouvelle boutique, d’une rénovation, de mise en conformité d’un local ou d’appliquer le nouveau concept sur l’ensemble des points de vente. Cela nécessite une bonne gestion des priorités.

Dans ce contexte, éviter les retards et maîtriser les budgets exige un suivi extrêmement rigoureux et quotidien. Une tâche complexe, d’autant que le métier de gestionnaire travaux implique de nombreux déplacements et réunions.

Pourquoi utiliser un outil de pilotage pour piloter vos travaux ?

L’utilisation d’un outil comme Excel, ne permet plus de répondre à la complexité inhérente aux projets multisites. Les fichiers sont souvent stockés à différents endroits et bien souvent incomplets. En outre la consolidation des données est chronophage et peut-être source d’erreurs. Enfin et surtout un tableur ne permet pas de gérer les documents ni de communiquer avec les parties prenantes.

Il est donc nécessaire de s’équiper d’une solution qui permette de centraliser l’ensemble des informations dans une plateforme unique. Quels sont les principaux bénéfices d’un outil de pilotage de projets ?

• Avoir une vision à 360°: consultez en temps réel tous les projets en cours, à venir, en retard pour ajuster facilement les ressources et plannings.
• Accéder rapidement à toutes les informations: les données, documents et photos (ex : devis peinture, plan de façade) sont centralisés. Ils sont rapidement actualisés, disponibles pour tous (selon les accès définis) et tout le temps.
• Piloter les prestataires : consultez la liste des prestataires selon leur métier ou localisation. Comparez les prix et mesurez la qualité de services (ex : délais d’intervention moyen)
• Disposer d’indicateurs clés : générez des tableaux de bord clairs et à jour en 2 clics. Mesurez les écarts et ajustez les budgets, par exemple : comparez le coût moyen d’un projet par m² ou par occupant.

Direction technique : gagnez en efficacité en optimisant vos processus métiers

La gestion de travaux d’un parc immobilier exige une bonne collaboration entre les acteurs internes et externes, et une très grande réactivité.

Choisir une solution qui vous permet d’optimiser vos processus métiers, vous fera gagner un temps précieux. Un processus métier est l’ensemble des étapes ordonnées, liées et logiques permettant d’aboutir à un résultat. L’objectif est de diffuser la bonne information, au bon moment et au bon interlocuteur. Mais comment cela se traduit-il concrètement ?

Vous avez 70 locaux à rénover, dont 30 doivent également être mis en conformité, soit 100 projets à traiter. Le directeur technique répartit la responsabilité des projets aux gestionnaires travaux.

• Chaque gestionnaire travaux accède via la plateforme à sa To do List, par exemple : approuver un plan, faire une levée de réserve ou valider un devis. Quel que soit l’endroit où il se trouve, le gestionnaire accède à tous les documents liés à chaque projet via une connexion en ligne sécurisée. Il est également notifié automatiquement par mail ou SMS des étapes jalons réalisées, par exemple : autorisation administrative reçue.
• Les prestataires peuvent selon les accès définis avoir leur propre To do List, par exemple : effectuer une visite technique ou réaliser une intervention. Un prestataire peut également recevoir directement une notification l’informant de l’acceptation du devis.
• Enfin, le directeur technique dispose d’une vision consolidée de tous les projets en cours. Il peut consulter instantanément l’ensemble des tâches en cours et à traiter. Il accède à tous les indicateurs clés au global, par région ou par agence pour lui permettre d’ajuster les plannings, les ressources et les budgets.
• En lien avec la direction immobilière, il peut également accéder aux informations principales d’un bail, ce qui lui permet de savoir notamment s’il y a un contentieux en cours ou si une participation aux travaux est exigible auprès du bailleur

La solution Yllio

La digitalisation des processus métiers associée à la centralisation des données sur chaque phase d’un projet via la plateforme YLLIO vous permet d’optimiser la gestion de vos projets, de connecter tous les acteurs et de maîtriser le suivi d’avancement en temps réel.

Quel que soit votre besoin, nous analysons, optimisons et paramétrons vos processus métiers. Solution modulaire, YLLIO répond aux besoins de chaque service : immobilier, travaux et maintenance. Elle facilite ainsi la collaboration entre les équipes.

L’objectif de la plateforme YLLIO est de vous aider au quotidien à structurer, organiser et partager vos données afin que chaque partie prenante puisse avoir accès à l’information.

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Yllio s’engage dans une démarche RSE. Nous avons toujours défendu une vision éthique et responsable de notre métier. En 2022, nous souhaitons développer et valoriser nos engagements environnementaux et sociétaux.

La RSE, la Responsabilité Sociale et Environnementale des entreprises, est aujourd’hui une politique incontournable pour les entreprises.

La Commission Européenne définit la RSE comme “l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes”.

Bien que n’ayant aucune contrainte réglementaire, contrairement aux grandes entreprises, nous avons la volonté d’être une entreprise plus responsable. C’est pourquoi nous nous sommes engagés dans le programme Impact RSE.

Un programme démarré le 18 mars (journée mondiale du recyclage !) et qui se déroulera sur une période de 18 mois.

L’objectif pour Yllio est d’améliorer nos pratiques à impact positif en structurant notre démarche RSE et d’en faire profiter à la fois notre équipe, nos partenaires et nos clients.

Déjà soumis à la montée d’internet, la crise sanitaire a profondément impacté le marché de l’immobilier commercial. Les gestionnaires de réseaux font face à de plus en plus de pression pour optimiser leur parc immobilier. S’équiper d’un logiciel de gestion devient plus que jamais nécessaire pour faire face à cette complexité croissante. Pourquoi ? Quels sont les critères pour bien choisir sa solution ?

Quels sont les bénéfices d’un logiciel de gestion de parc immobilier ?

Le 1^er bénéfice est de centraliser et de fiabiliser l’ensemble des données (juridiques, financières et opérationnelles) liées au parc immobilier. Selon une étude de l’IDC (International Data Corporation), nous passons 4 fois plus de temps à rechercher, traiter l’information, plutôt qu’à l’analyser. Rendre la donnée facilement accessible est un gain de temps précieux pour les équipes.

Le 2^ème avantage est de faciliter grandement l’échange de données et la communication entre les collaborateurs et les prestataires, où qu’ils soient. La majorité des solutions sont en mode SaaS, il suffit donc d’une simple connexion internet.

De plus, en donnant un accès immédiat à des indicateurs clés (ex : benchmark prix m², taux d’occupation, …) et des consolidations budgétaires, les prises de décisions sont plus efficientes.

Enfin, une solution digitale permet d’optimiser/rationaliser de nombreux process permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il est possible, par exemple, de recevoir une liste d’actions à effectuer avec des notifications automatiques, pour ne rater aucune échéance d’un bail.

Quels sont les critères pour bien choisir sa solution ?

Il faut d’abord s’assurer que la solution puisse s’adapter à la structure organisationnelle de chaque réseau (entités juridiques, découpage régions / secteurs, B.U., …). Une nécessité pour construire un référentiel immobilier totalement adapté.

Pour autant il ne suffit pas de disposer d’une base de données riche et fournie ; encore faut-il établir des liens, pour la rendre « vivante ». La solution doit donc pouvoir communiquer avec les SI existants (on parle d’API) et être totalement sécurisée.

L’information est également partagée en interne et en externe : il faut pouvoir allouer des droits d’accès en fonction des profils utilisateurs. Ainsi, un prestataire de services n’aura accès qu’aux informations dont il a besoin pour assurer ses missions.

Autre point essentiel : la simplicité. L’outil doit être intuitif pour permettre un accès rapide à l’information, en quelques clics.

Une solution digitale apporte de réels bénéfices aux responsables immobiliers, encore faut-il qu’elle soit totalement adaptée à son réseau. Vous souhaitez prolonger la réflexion, nous sommes à votre disposition pour échanger avec vous.

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