Immobilier d’entreprise : améliorez vos processus collaboratifs

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Les différentes crises, sanitaire ou énergétique, poussent les entreprises à accélérer la transformation de leur portefeuille immobilier. Dans ce contexte, le pilotage de parc immobilier exige toujours plus de réactivité et de transversalité.

Certains logiciels immobilier permettent d’améliorer les processus collaboratifs et donc de gagner en productivité.

Quels sont les enjeux ? Quels sont les bénéfices d’une solution d’automatisation des processus métiers ? Comment la solution Yllio répond-elle aux enjeux de l’immobilier d’entreprise ?

Immobilier d’entreprise : pourquoi améliorer les processus collaboratifs ?

Depuis 2 ans, les entreprises accélèrent la transformation de leur portefeuille immobilier pour faire face aux nouveaux défis : développement du travail hybride, enjeux sociaux et environnementaux.

Dans ce contexte, les directions immobilières, quelle que soit leur taille ou leur forme, se voient confier des missions élargies.  Le pilotage du parc devient ainsi de plus en plus complexe :

  • Les gestionnaires doivent traiter un nombre exponentiel de données, or aujourd’hui en France seulement 7 % des décideurs immobiliers affirment faire de la collecte de données en continu ou en temps réel*.
  • Les projets immobiliers sont désormais transverses. La direction immobilière est au cœur de la stratégie d’entreprise : elle se doit d’être connectée avec les différents services internes (RH, finance, DSI, DRSE, responsables business…) et externes (bailleurs, prestataires…)

Les directions immobilières doivent donc développer une collaboration étroite et en temps réel avec les différentes parties prenantes.

Automatisation de processus : quels sont les bénéfices ?

Le premier avantage d’un logiciel de gestion de parc est de pouvoir centraliser et qualifier les données immobilières. Mais au-delà de la collecte, certaines solutions permettent d’optimiser les processus métiers, c’est à dire de définir des règles plus ou moins complexes pour diffuser l’information au bon moment et à la bonne personne

L’automatisation des processus présente 4 avantages majeurs pour les gestionnaires immobiliers :

  • Gagner en efficacité : le pilotage d’un parc implique de nombreuses tâches chronophages, qu’elles soient d’ordre administratives, juridiques ou financières. Automatiser certaines tâches répétitives permet de réduire significativement les délais de traitement et coûts de gestion associés de 10 à 15%*
  • Améliorer la démarche qualité : les processus immobiliers sont souvent complexes et spécifiques à chaque organisation. Bien formalisés, ils sont suivis à la lettre. Vous contrôlez en temps réel l’avancement des procédures et gardez une traçabilité des actions.
  • Engager ses collaborateurs : la gestion de projets immobiliers est multi-acteurs. Un processus clair (qui ? quoi ? quand ? comment ?) favorise la compréhension de ses enjeux par les utilisateurs afin d’y contribuer plus efficacement.
  • Accélérer les prises de décisions : les indicateurs de suivi d’avancement associés à des alertes automatiques, permettent de remonter immédiatement toute problématique identifiée, par exemple une visite technique non effectuée ou un dépassement de budget.

En facilitant les processus collaboratifs, une solution adaptée permet aux gestionnaires de se recentrer sur leur cœur de métier.

Comment la solution Yllio répond-elle aux enjeux de l’immobilier d’entreprise ?

Yllio est une solution de gestion immobilière globale : elle traite, qualifie et redistribue l’ensemble des données et documents liés à la gestion de patrimoine. Modulaire, elle répond aux besoins de chaque service : immobilier, travaux et maintenance. En se connectant via une plateforme unique, les collaborateurs et prestataires accèdent, selon les accès définis aux informations dont ils ont besoin.

Elle permet ainsi de gagner jusqu’à 20% de temps* dans la recherche d’informations, et fluidifie les échanges entre les parties prenantes.

Au-delà de ces bénéfices, la force d’YLLIO réside dans sa capacité à gérer et optimiser les processus métiers.

Comment cela se traduit-il concrètement ?

Par exemple, pour anticiper l’échéance d’un bail, le responsable business sera automatiquement informé pour déterminer si oui ou non, il est nécessaire de restituer un local. Si oui, la direction immobilière reçoit une alerte et sait qu’elle doit dénoncer le bail. Dans ce cas, elle accède à une liste de tâches précises à effectuer (ex : date de résiliation, état des lieux, déménagement). Ces tâches seront ensuite diffusées automatiquement aux parties prenantes (ex : services travaux, DSI).

Notre puissant moteur de workflow permet de modéliser tous types de processus métiers : intégration d’un franchisé, mise aux normes ADAP, validation de commandes…

Acteur de la French Proptech, nous accompagnons depuis 20 ans des directions immobilières, travaux et services généraux dans le pilotage de leur parc immobilier.

Vous souhaitez nous soumettre une problématique ? N’hésitez pas à nous contacter.

 

*Sources : étude JLL Enquête 2022 sur le Future of Work, IDC 2019, enquête interne clients Yllio 2020

Publié le : 13 février 2023Mis à jour le : 13 février 2023Catégorie : Édito
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