Le rôle de la direction immobilière, quelle que soit sa taille ou sa forme, ne cesse d’évoluer. Elle se voit confier de plus en plus de missions, exigeant une collaboration encore plus étroite avec les différents services et un volume croissant de données à analyser. La gestion centralisée des données immobilières est donc de plus en plus au cœur des enjeux des stratégies immobilières. Comment optimiser ses données immobilières ?
Pourquoi centraliser ses données immobilières ?
De nombreux collaborateurs sont impliqués dans la gestion d’un parc immobilier. Les données sont variées (juridiques, financières et opérationnelles), souvent disséminées et ne sont pas toujours actualisées. Le temps de recherche des informations patrimoniales peut prendre jusqu’à 5 h/semaine par collaborateur (1).
Par nature, chaque utilisateur a sa propre manière d’organiser les données et documents. Mais lorsque ces informations doivent être partagées, l’absence de règle conduit à la création de multiples dossiers, dispersés sur différents serveurs. Par ailleurs, la multiplication des fichiers engendre très souvent des doublons, voire des erreurs : comment savoir quelle est la bonne version entre le fichier « immo.v1 » et « immo.v1f » ou « immo.v2b » lorsqu’ils sont utilisés par différents collaborateurs ?
Bien que les solutions digitales se développent depuis plusieurs années, force est de constater que certains gestionnaires continuent de privilégier Excel pour piloter leur parc immobilier. Cependant si le tableur est un outil puissant il n’évite pas le risque d’erreur (90% des fichiers comporteraient une erreur) et surtout il n’est pas collaboratif.
Centraliser ses données immobilières s’impose donc comme une nécessité, afin de :
- gagner du temps dans la recherche d’information
- fiabiliser ses données
- centraliser les mises à jour
- obtenir une vision globale de son parc immobilier et donc faciliter les prises de décisions.
La 1ère étape indispensable à la gouvernance des données immobilières est de créer un référentiel.
Qu’est-ce qu’un référentiel immobilier ?
Le référentiel immobilier est un gestionnaire de données (master data management) qui a la capacité de traiter, qualifier et redistribuer l’ensemble des données et documents liés à la gestion de patrimoine.
En se connectant via une plateforme unique, les collaborateurs et prestataires accèdent, selon les accès définis aux informations dont ils ont besoin.
Quelles sont les données qui peuvent être intégrées dans un référentiel immobilier ? En théorie, toutes les données, mais il est important de les lister en amont et de les hiérarchiser. Quelques exemples :
- Géolocalisation des sites / points de vente
- Caractéristiques des locaux (ex : superficie, agencement, surface de stockage, parking)
- Informations patrimoniales (ex : propriété ou location, nature du bail, date d’échéance, loyer)
- Recensement des équipements et fournisseurs (ex : climatisation, alarme, eau, électricité)
- Les éléments relatifs à la conformité réglementaire (ex : détecteurs de fumée, bornes incendie)
- Les documents (ex : bail, contrat prestataire, devis, facture)
- Les photos (ex : mise en place d’une nouvelle signalétique, dégât des eaux)
Quelles sont les critères à prendre en compte dans le choix de la solution ?
Le référentiel immobilier est « vivant », il doit donc être compatible avec les systèmes existants dans l’entreprise (on parle d’API ouverts), pour faciliter les échanges et les mises à jour des données.
Le 2ème critère à prendre en compte est la facilité d’utilisation : une solution complexe, nécessitant une formation particulière ne sera pas ou peu utilisée.
En 3ème lieu, l’information doit être facilement accessible. La plupart des solutions sont en mode SaaS, une simple connexion internet suffit pour accéder aux données, généralement depuis n’importe quel support (ordinateur ou mobile).
Enfin, et c’est un prérequis, la solution doit garantir la sécurité des données de façon globale (accès sécurisés, hébergement, localisation, systèmes de protection).
Comment optimiser la performance de ses données immobilières ?
Outre les critères indiqués ci-dessus, il ne faut pas perdre de vue que les données immobilières sont exploitées dans l’entreprise par différents services et collaborateurs : asset management, services généraux, direction travaux, direction réseau, direction marketing…
Il est donc important de choisir une solution globale qui puisse répondre à l’ensemble des besoins.
Chaque entreprise a son propre modèle d’organisation. Il faut ainsi s’assurer que l’outil soit capable de s’adapter à SES spécificités. Ainsi, pour un même local, il faut gérer de multiples entités : baux, sites, parking, loyers, B.U., …La solution doit être sur-mesure et donc permettre une gestion fine des entités.
Enfin, pour démultiplier les performances de ses données il faut ajouter de l’intelligence. Comment ? En définissant et en optimisant les processus métiers. La solution doit permettre de définir des règles plus ou moins complexes pour diffuser l’information au bon moment et à la bonne personne.
Par exemple, pour anticiper l’échéance d’un bail, le responsable business sera automatiquement informé pour déterminer si oui ou non, il est nécessaire de clôturer le bail. Si oui, la direction immobilière reçoit une alerte et sait qu’elle doit dénoncer le bail. Dans ce cas, elle accède à une liste de tâches précises à effectuer (ex : date de résiliation, état des lieux, déménagement). Ces tâches seront diffusées automatiquement aux parties prenantes (ex : services travaux, DSI).
Un processus clair et automatisé permet de n’oublier aucune tâche et représente un gain de temps précieux pour les équipes. Cette gestion des process métiers nécessite d’opter pour une solution disposant d’un puissant moteur de work-flow.
Yllio est une solution globale, modulaire et puissante pouvant répondre à l’ensemble des besoins des gestionnaires de parc immobilier d’entreprise. Nous sommes à votre disposition pour vous démontrer « comment nous pouvons vous aider à optimiser vos données immobilières ».