Au-delà du gain de temps et de la fiabilisation des données, un logiciel de gestion immobilière est un puissant levier de performance pour les entreprises. C’est pourquoi les directions immobilières sont désormais convaincues de la nécessité de digitaliser leur parc. Mais face à la multitude d’offres disponibles sur le marché, choisir la bonne solution pour son immobilier d’exploitation peut s’avérer être un défi de taille.
La gestion d’un parc immobilier multisites est très spécifique, les responsables d’immobilier d’exploitation doivent donc trouver une solution adaptée à leur organisation, à leurs besoins.
Dans cet article, nous examinerons les critères essentiels à prendre en compte lors du choix d’une solution de gestion de parc immobilier adaptée aux besoins des entreprises multisites. Nous mettrons en lumière l’importance de cette décision stratégique et offrirons des conseils pratiques pour guider les entreprises dans leur processus de sélection.
Les spécificités de l’immobilier d’exploitation commercial
L’immobilier d’exploitation renvoie à des réalités très diverses. Les missions d’un responsable de parc sont évidemment très différentes : on ne gère pas 10 sites industriels de 5000 m² en qualité de propriétaire, de la même façon qu’un parc de 500 sites de 300 m² en qualité de locataire.
Quels sont les principaux défis ?
Un parc immobilier commercial est par définition multisites : gérer 200, 500 ou + de 1000 sites démultiplie d’autant le nombre d’interlocuteurs et de projets. Elle rend ainsi complexe la coordination et la communication au sein de ses équipes d’une part, mais également avec les services transverses (finances, travaux, services généraux …) d’autre part.
Outre le nombre de sites, la principale caractéristique est que les décisions immobilières sont fortement guidées par les impératifs commerciaux. Ainsi :
- Pour les implantations : généralement, le responsable réseau identifie les emplacements potentiels avant de passer la main à la direction immobilière.
- De même, la décision de maintenir ou de restituer un local, au-delà du loyer ou de sa classification énergétique, est souvent arbitrée selon le chiffre d’affaires réalisé (CA/m²)
La direction immobilière agit donc en étroite collaboration avec les responsables business, mais également avec les services techniques, pour chiffrer les travaux avant prise à bail, par exemple. Connecteur de différents métiers en interne comme en externe, elle est très sollicitée.
Les directions immobilières d’exploitation doivent ainsi faire preuve de flexibilité, une mission complexe car le temps de l’immobilier est beaucoup plus long que celui du business.
Mais selon les enseignes, il y a d’autres particularités, telles que :
- un parc parfois très hétérogène en terme de typologie d’actifs (surface, vétusté, mixité des usages…)
- la gestion multi-marques, multi-enseignes
- de nombreux projets d’ouverture, fermeture ou regroupement
- la gestion d’un réseau mixte : succursales et franchises (bien que la direction immobilière ne soit pas en charge des franchises, il peut être intéressant d’avoir une vision centralisée de l’ensemble de ces points de vente)
En conclusion, l’objectif est d’optimiser chaque aspect de la gestion immobilière pour maximiser les résultats commerciaux, que ce soit en adaptant la surface des locaux ou en réduisant les coûts d’exploitation. Un logiciel de gestion de parc peut non seulement faciliter la gestion quotidienne mais également permettre de prendre des décisions éclairées.
Comment choisir une solution de gestion de parc adaptée à l’immobilier d’exploitation ?
On ne choisit pas un logiciel de gestion de parc comme on choisit une plateforme de visioconférence. Il est crucial de choisir une solution parfaitement adaptée à vos besoins métiers, car elle deviendra votre principal outil de travail au quotidien, impliquant ainsi un engagement significatif.
Vous trouverez de nombreux outils spécifiques, dédiés soit à la GMAO, au Facility Management, à l’énergie ou à l’Asset management (certains étant axés côté bailleur/investisseur tandis que d’autres répondent davantage aux besoins des preneurs/utilisateurs).
Quelques solutions permettent d’avoir une approche plus généraliste, on parle alors parfois d’IWMS (Integrated Workplace Management System).
Cette diversité rend crucial le processus d’évaluation des besoins spécifiques de chaque entreprise avant de prendre une décision :
- Quelles sont les caractéristiques de mon parc ?
- Quels sont les outils que j’utilise ou que les autres fonctions immobilières utilisent ?
- Quelles sont les tâches chronophages ?…
- Quels sont mes objectifs à court et long terme ?
La gestion d’un parc est de plus en plus transversale, il est donc important d’adopter une approche globale pour anticiper les interactions avec d’autres services supports de l’immobilier.
Quels sont les critères à prendre en compte ?
Il est essentiel de bien définir ses critères de sélection, afin que les solutions sélectionnées puissent correspondre à ses besoins :
- Adaptabilité et flexibilité pour répondre à mon réseau : gestion de multiples enseignes ? gestion d’un parc mixte ?
- Possibilité de personnalisation : pourrais-je fidèlement retranscrite l’organisation de mon parc dans l’outil ?
- Possibilité d’ajouter des caractéristiques ou process propres à ma gestion ?
- Capacité d’intégration avec les SI internes : ERP, comptabilité, finances ou autres systèmes tiers ?
- L’outil peut-il être partagé avec d’autres services avec des droits et permissions spécifiques (travaux, services généraux, développement…) ?
- Possibilité de gérer les enjeux réglementaires, tels que la norme IFRS16 ou le décret tertiaire ?
- Capacités de reporting : les KPI sont-ils adaptés ou adaptables ? Le nombre est-il limité ?
- Qualité du support technique et réactivité du service client ?
- Quels sont les niveaux de service garantis (SLA) ?
- Ergonomie de l’interface utilisateur (IHM) ?
- Pérennité de la solution : quelles sont les technologies utilisées ?
- Quel est le niveau d’expérience et quelles sont les références similaires de l’éditeur ?
- Évolutivité pour accompagner la croissance de l’entreprise et s’adapter aux changements du marché immobilier.
Après une première sélection, il est essentiel d’avoir une démonstration de la solution : cette étape est essentielle. Ella va vous permettre de valider ou non la pertinence de la solution au niveau des fonctionnalités et de l’ergonomie. Ce sera également l’occasion d’avoir un ressenti sur l’éditeur, car la méthodologie appliquée, l’accompagnement et le relationnel sont quasiment aussi importants que l’outil lui-même. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un investissement sur le long terme !
Enfin, n’hésitez pas à demander des témoignages clients, qui vous donneront un autre point de vue en s’appuyant sur des expériences vécues.
Conclusion
Une solution de gestion de parc immobilier peut grandement améliorer les performances des directions immobilières d’exploitation. Mais elle doit être totalement adaptée à vos besoins pour être efficace.
Au-delà des caractéristiques communes des réseaux multisites, chaque entreprise a une stratégie immobilière unique et ses spécificités.
Il est donc essentiel de prendre le temps de bien lister ses besoins, de définir ses critères et de comparer les solutions.
Yllio : solution de gestion de parc dédiée à l’immobilier d’exploitation
Yllio est une solution IWMS de gestion de parc dédiée à l’immobilier d’exploitation. Depuis 20 ans, nous accompagnons des entreprises multisites, tels que Foncia, Manpower ou Onet dans le pilotage de leur parc et l’optimisation de leurs process métiers.
Notre expérience nous ainsi permet d’avoir une bonne compréhension des problématiques et enjeux liés aux réseaux commerciaux multisites.
Vous souhaitez échanger avec nous ou découvrir plus en détails la solution Yllio, nous sommes à votre disposition.
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